Meilleur Plateformes UCaaS

UCaaS est un type de logiciel en tant que service (SaaS) qui fournit plusieurs canaux de communication sur une seule plateforme. Les plateformes UCaaS offrent des canaux de communication robustes et des fonctionnalités visant à promouvoir l'efficacité et la productivité dans les communications internes et externes. Les plateformes UCaaS incluent des fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, VoIP, softphone (logiciel pour passer des appels téléphoniques en ligne), CRM, SMS, et visioconférence avec de nombreux autres outils de collaboration choisis avec soin comme le partage d'écran, le tableau blanc collaboratif, et le partage de fichiers. Les outils UCaaS sont également remarquables car les fonctionnalités fournies par la plateforme sont disponibles sur plusieurs appareils. Les utilisateurs peuvent facilement accéder aux outils de communication fournis depuis des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables, des appareils mobiles et du matériel propriétaire si un service le propose.

Les entreprises utilisent des systèmes de communication unifiée (UC) depuis un certain temps, mais les solutions plus anciennes nécessitent une installation matérielle et une maintenance étendues. Le support informatique nécessaire pour maintenir ces solutions sur site était coûteux et exigeant en main-d'œuvre. UCaaS amène les systèmes de communication unifiée dans le futur en offrant toutes les fonctionnalités que les acheteurs recherchent dans un service commodément hébergé dans le cloud. Le modèle de paiement à l'utilisation qui accompagne une solution basée sur le cloud a réduit le coût des communications unifiées, ce qui les a rendues plus largement disponibles pour les entreprises non-entreprises.

Que signifie UCaaS ?

UCaaS signifie communications unifiées en tant que service.

Quels types de plateformes UCaaS existent ?

Il existe deux principales distinctions que les acheteurs peuvent faire lorsqu'ils recherchent des produits UCaaS : utilisation interne versus externe et personnalisation. Alors que certains systèmes UCaaS peuvent être utilisés pour les communications internes et externes, beaucoup sont spécifiques à des cas d'utilisation internes ou externes. De plus, la personnalisation est déterminée si l'UCaaS en question est un système à locataire unique, construit sur commande (une plateforme par utilisateur) ou un système multi-locataires prêt à l'emploi (une plateforme partagée par plusieurs utilisateurs).

Utilisation interne : Les produits UCaaS qui prennent en charge les communications internes fournissent des outils de collaboration d'équipe, comme le tableau blanc et la messagerie instantanée, en plus des fonctionnalités VoIP et de visioconférence que les acheteurs attendent. Les produits UCaaS orientés vers l'interne offrent des intégrations avec des solutions de gestion de contenu pour faciliter les besoins de partage et de stockage de fichiers. De nombreuses solutions UCaaS sont disponibles via des applications mobiles, ce qui en fait une option pratique pour les équipes.

Utilisation externe : UCaaS pour une utilisation externe sert de colonne vertébrale pour l'infrastructure des centres d'appels. Les représentants des centres d'appels disposeront de plusieurs canaux de communication à exploiter lors de l'interaction avec les clients, et les systèmes UCaaS conformes à ce cas d'utilisation fourniront des intégrations avec des logiciels de help desk pour aider à la gestion des tickets et à l'obtention d'informations sur les clients.

Systèmes à locataire unique : Un système à locataire unique est construit pour un client spécifique par un fournisseur de services UCaaS. Les entreprises peuvent choisir les fonctionnalités et les intégrations dont elles ont besoin dans leur UCaaS, s'assurant ainsi de ne payer que pour les fonctionnalités dont elles ont besoin. Les systèmes à locataire unique sont une excellente option pour les entreprises ayant des besoins spécifiques, comme des API particulières ou des offres moins étendues pour une petite entreprise. Les systèmes à locataire unique peuvent potentiellement être très coûteux. Un fournisseur UCaaS peut facturer un supplément pour développer un outil avec toutes les fonctionnalités qu'une entreprise souhaite. Si une entreprise souhaite un produit personnalisé de niveau entreprise, elle peut s'attendre à un prix qui reflète ces fonctionnalités en conséquence.

Systèmes multi-locataires : Les systèmes multi-locataires sont des produits UCaaS généralisés, prêts à l'emploi, destinés à être utilisés par plusieurs organisations. Ces offres sont telles quelles et ont comparativement moins d'options de personnalisation pour les entreprises. Les entreprises à la recherche d'un système UCaaS qu'elles peuvent simplement déployer et maintenir peuvent économiser de l'argent en choisissant un système multi-locataires si elles n'ont besoin d'aucune intégration ou API spécifique. 

Un produit UCaaS est un ensemble de canaux de communication intégrés dans une seule offre, de sorte que les fonctionnalités d'un produit UCaaS typique ressemblent souvent à une liste de solutions ponctuelles. Les produits UCaaS peuvent varier en fonction des canaux qu'ils fournissent et des autres outils de collaboration qu'ils proposent. Voici une liste de nombreuses fonctionnalités populaires offertes par les solutions UCaaS, mais cette liste n'est en aucun cas exhaustive.

Messagerie instantanée : L'une des fonctionnalités de base d'un UCaaS est la messagerie instantanée 1:1 et de groupe. Les utilisateurs peuvent soit se message directement, soit envoyer des messages à un groupe, favorisant ainsi la communication et la collaboration en temps réel dans les affaires.

Conférence VoIP : La conférence audio dans les produits UCaaS est fournie via le protocole de voix sur Internet (VoIP). Les utilisateurs peuvent accéder à des systèmes téléphoniques basés sur VoIP ou à des conférences audio sur d'autres appareils.

Visioconférence : Une autre fonctionnalité stable de l'UCaaS est la conférence vidéo. La composante audio du flux vidéo est hébergée via la téléphonie VoIP. La visioconférence propose souvent une fonction d'enregistrement d'appel, permettant aux utilisateurs de sauvegarder et de partager la vidéo avec d'autres.

Partage d'écran : Tout UCaaS qui fournit une visioconférence fournira également le partage d'écran. Les utilisateurs peuvent facilement partager un flux en direct de leur écran ou d'un programme spécifique, ce qui en fait une excellente fonctionnalité pour une expérience utilisateur collaborative.

Partage de fichiers : Les utilisateurs peuvent partager des fichiers à l'aide d'une plateforme UCaaS. Certains produits UCaaS simplifieront le partage de documents et de contenu en s'intégrant directement aux systèmes de gestion de contenu.

Tableau blanc : Les produits UCaaS qui mettent fortement l'accent sur la collaboration interne fournissent souvent nativement un logiciel de tableau blanc collaboratif au sein de la plateforme. Les équipes peuvent utiliser le tableau blanc lors de réunions en personne ou de conférences Web, ce qui peut aider à rationaliser les flux de travail.

Routage des appels : Un standard automatique route automatiquement les appels dans une entreprise. Ce type d'automatisation des flux de travail est particulièrement utile pour les entreprises qui nécessitent un système téléphonique PBX étendu.

Messagerie vocale vers e-mail : Un avantage de l'UCaaS est la nature unifiée des canaux de communication fournis par la plateforme. Les utilisateurs peuvent recevoir des messages vocaux par e-mail puisque les appels téléphoniques sont hébergés via VoIP.

Transcription des messages vocaux : Certaines solutions UCaaS peuvent transcrire les messages vocaux en messages textuels qui sont plus faciles à stocker et à suivre par rapport aux fichiers audio.

Autres fonctionnalités des plateformes UCaaS : Option CCaaS, Transcriptions de conférence, Flexibilité de location

Les entreprises trouvent souvent des solutions ponctuelles pour chacun des canaux de communication qu'elles souhaitent couvrir. Cela signifie un produit pour les services téléphoniques VoIP, un autre pour la messagerie d'entreprise, et un autre encore pour la visioconférence. Cela n'inclut pas non plus tous les autres outils de productivité et de collaboration que les équipes utilisent en conjonction avec ces canaux. Une solution UCaaS regroupe tous ces canaux de communication et outils de productivité en une seule offre, ce qui offre de nombreux avantages.

Économies : Lorsqu'une entreprise couvre tous ses canaux de communication avec des solutions ponctuelles, les coûts des licences et des paiements mensuels s'accumulent, en particulier pour les petites et moyennes entreprises. Une solution UCaaS peut regrouper tous les canaux de communication, internes et externes, en une seule plateforme à payer pour une entreprise. Bien que le prix initial d'un produit UCaaS puisse potentiellement être élevé, le coût pourrait être le même ou plus élevé en payant pour plusieurs solutions disparates sur des mois ou des années. De plus, les clients UCaaS peuvent choisir une option qui leur permet de ne payer que pour les canaux et les fonctionnalités qu'ils souhaitent ou une solution prête à l'emploi réduite pour économiser de l'argent également.

Efficacité accrue : Un problème avec les logiciels de communication de solution ponctuelle est qu'il n'y a pas de garantie qu'ils s'intégreront. Une conversation se déroulant via la messagerie instantanée pourrait devenir une conversation qui est mieux sur un flux vidéo. Si une équipe n'a que des solutions ponctuelles à choisir, elle devra passer à une autre application pour continuer, ce qui peut ou non être une transition facile. Pire encore, la conversation peut être reportée entièrement. Cela est particulièrement nécessaire pour les représentants des ventes ou du help desk parlant à des clients ou des clients dans un canal qui doivent continuer dans un autre. Lorsque les équipes utilisent UCaaS, elles peuvent passer d'un outil de communication à un autre sans quitter l'application elle-même, rationalisant les conversations et garantissant que les utilisateurs ont accès au canal dont ils ont besoin quand ils en ont besoin.

Potentiel de collaboration amélioré : Bien que les entreprises aient la possibilité d'utiliser des solutions ponctuelles pour la communication et la collaboration, ces solutions peuvent ne pas s'intégrer. Si elles ne le font pas, cela peut être problématique si les utilisateurs doivent utiliser plusieurs solutions lors d'un appel de conférence ou d'une session de collaboration. Par exemple, une équipe à distance peut bénéficier grandement d'une plateforme UCaaS car elle permet aux utilisateurs de tenir un appel de conférence vidéo tout en utilisant simultanément un tableau blanc ou en partageant du contenu en temps réel. La possibilité d'utiliser des outils de collaboration et des solutions de conférence en même temps renforce les sessions de brainstorming fructueuses et les conversations significatives.